Automatisierte Rechnungsverarbeitung · ETL-Pipeline · KI-Klassifikation
Ausgangssituation
Das Unternehmen bezieht IT-Infrastruktur von dutzenden Anbietern — Rechenzentren, SaaS-Lizenzen, Hardware. In der Rechnungsverarbeitung sah das Team erhebliches Automatisierungspotenzial: Jede Rechnung wurde manuell geöffnet, geprüft, kategorisiert und ins System übertragen. Zeit, die keinen strategischen Wert erzeugte.
Die Pipeline liest eingehende Rechnungen per OCR und Dokumenten-KI. Lieferant, Betrag, Positionen, Vertragsbezug — vollständig und strukturiert extrahiert, unabhängig vom Format.
Ein LLM kategorisiert jede Position und gleicht sie mit bestehenden Bestelldaten ab. Abweichungen werden markiert und zur manuellen Prüfung weitergeleitet — alles andere läuft durch.
Die verarbeiteten Daten fließen in ein internes Dashboard. Vollständige Übersicht über alle IT-Ausgaben — nach Anbieter, Kategorie und Zeitraum.
Was früher stundenlange manuelle Arbeit war, dauert heute Sekunden. Nahezu jede eingehende Rechnung wird vollautomatisch verarbeitet — der Mitarbeiter greift nur noch ein, wenn eine Abweichung eine Entscheidung erfordert.
Das Team hat damit nicht nur Zeit zurückgewonnen. Es hat erstmals vollständige Transparenz über seine IT-Ausgaben — in Echtzeit, ohne Aufwand.